Zmiany kadrowe w 2023 r.

Praca zdalna po 7 kwietnia 2023 r. – jak wywiązać się z nowych obowiązków

Lekcja 1.
Wdrożenie pracy zdalnej w organizacji – jak prawidłowo przygotować wymaganą dokumentację

• Praca zdalna przed i po 7 kwietnia 2023 r. – porównanie zmieniających się przepisów. Czy po 7 kwietnia pracodawca będzie mógł wydać polecenie pracy zdalnej pracownikowi na podstawie przepisów dotyczących przeciwdziałania epidemii koronawirusa? Do kiedy obowiązują przepisy przejściowe?
• Zasady pracy zdalnej – jaką dokumentację należy przygotować w trybie zbiorowym pomiędzy pracodawcą a związkami zawodowymi, a jaką w trybie indywidualnym?
• Oświadczenie pracownika o warunkach lokalowych – jakie informacje musi zawierać i w jakiej formie można je złożyć? Czy bez złożenia oświadczenia można zlecić pracę zdalną? Co jeśli pracownikowi zmienią się warunki lokalowe i techniczne? Jaka procedura obowiązuje przy cofnięciu polecenia?
• Regulamin pracy zdalnej i dodatkowe informacje w umowie o warunkach zatrudnienia – na co zwrócić uwagę przy określaniu zasad porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposobu potwierdzania obecności na stanowisku pracy, kontroli wykonywanej pracy, zasad instalacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy? Jakie dodatkowe informacje należy zawrzeć w umowie o warunkach zatrudnienia?
• Ekwiwalent pieniężny lub ryczałt – czym się kierować przy ich ustalaniu? Czy ekwiwalent stanowi przychód pracownika?
• Praca zdalna okazjonalna – na czym polega? Przez ile dni w roku pracownik może wykonywać pracę zdalną okazjonalną? Jakie wymogi formalne należy spełnić? W jaki sposób kontrolować pracę zdalną?
• Odmowa pracy zdalnej – na jakiej podstawie pracodawca może nie zgodzić się na pracę zdalną, a kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej?

Lekcja 2.
BHP, RODO a praca zdalna – jakie procedury wprowadzić, by uchronić się przed poważnymi konsekwencjami

• Zasady bezpieczeństwa i higieny pracy – na co zwrócić szczególną uwagę przy konstruowaniu regulaminu pracy zdalnej? Jak ocenić ryzyko zawodowe wykonywania pracy zdalnej, uwzględniając jej wpływ na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy i uwarunkowania psychospołeczne? Jakie zapisy zawrzeć w zakresie ergonomii, zasad bezpieczeństwa i postępowania w sytuacjach awaryjnych?
• Wypadek przy pracy zdalnej – procedury i obowiązki pracodawcy i pracownika
• Kontrola BHP podczas wykonywania pracy zdalnej – czy trzeba ją zapowiedzieć? Co należy skontrolować? Z jakich obowiązków jest zwolniony pracodawca po nowelizacji przepisów? Co w przypadku wystąpienia uchybień w przestrzeganiu przepisów BHP?
• Ochrona informacji a praca zdalna – jakie procedury wdrożyć w zakresie korzystania z oprogramowania, darmowego WIFI, uwierzytelniania, stosowania pendrive’ów, domowych drukarek, korzystania z powierzonego sprzętu do celów prywatnych, kontroli dostępów do zasobów danych.

Lekcja 3.
Przykładowe zapisy dokumentacji dotyczącej pracy zdalnej – wzory dokumentacji

• Gotowe do pobrania edytowalne wzory dokumentów wymagane po 7 kwietnia 2023 r.:
  • wzór oświadczenia pracownika o warunkach lokalowych i technicznych
  • wzór polecenia pracy zdalnej
  • wzór odmowy pracy zdalnej
  • wzór regulaminu pracy zdalnej
  • wzór oceny ryzyka zawodowego przy wykonywaniu pracy zdalnej
  • wzór zasad korzystania z powierzonego sprzętu
  • wzór zasad BHP
  • wzór zasad ochrony informacji

Jak kontrolować trzeźwość pracowników i badać ich na obecność innych substancji po nowelizacji przepisów

Lekcja 1.
Kontrola trzeźwości pracowników – wzorcowe procedury

• Kontrola prewencyjna i wyrywkowa pracowników – kiedy można ją przeprowadzić i w jaki sposób? Co jeśli pracownik nie zgodzi się na badanie? Jaki wynik badania jest równoznaczny z brakiem obecności alkoholu w organizmie? A jeśli pracownik będzie miał zastrzeżenia do wyniku pomiaru? Czy przedsiębiorca może przeprowadzić badanie trzeźwości osobie wykonującej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy lub prowadzącej działalność gospodarczą?
• Regulamin pracy – wzorcowe zapisy, które należy w nim uwzględnić w zakresie sposobu i częstotliwości przeprowadzania badania trzeźwości pracowników.
• Protokół z badania – jakie informacje należy w nim zawrzeć według wytycznych rozporządzenia w sprawie badań na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu?
• Wyniki badań trzeźwości a RODO – w jaki sposób przetwarzać informacje o dacie i wyniku kontroli pracownika? Jak długo te dane należy przechowywać w aktach osobowych?
• Niedopuszczenie do pracy z powodu stanu po użyciu alkoholu lub stanu nietrzeźwości – jakie obowiązują procedury po nowelizacji?

Lekcja 2.
Jak zgodnie z nowym rozporządzeniem badać pracowników na obecność innych substancji

• Narkotest: kiedy i w jaki sposób pracodawca ma prawo go przeprowadzić?
• Co jeśli nie ma możliwości kontroli pracownika metodą niewymagającą badania laboratoryjnego?
• Które substancje są zaliczane do środków działających podobnie do alkoholu w rozporządzeniu Ministra Zdrowia?
• Dokumentowanie badań – jakie informacje należy zawrzeć w protokole zgodnie z wytycznymi rozporządzenia ministerstwa?

Jak wywiązać się z nowych obowiązków wprowadzonych dyrektywą rodzicielską i dyrektywą w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy

Lekcja 1.
Urlop rodzicielski w 2023 r. – jak go prawidłowo ustalać?

• Urlop rodzicielski – komu przysługuje po zmianach? Czy jest on obowiązkowy? Czy rodzice mogą skorzystać z niego jednocześnie? Kiedy mogą go wziąć członkowie najbliższej rodziny? Co zmienia się w urlopie dla rodziców adopcyjnych?
• Wymiar urlopu rodzicielskiego – ile wynosi po nowelizacji w przypadku urodzenia jednego dziecka lub porodu mnogiego? W jaki sposób można dzielić go na części? Jaka część jest nieprzenoszalna dla obojga rodziców? Do jakiego wieku dziecka można udzielić urlopu rodzicielskiego?
• Wniosek o udzielenie urlopu rodzicielskiego – w jakiej formie można go składać po zmianach?
• Ochrona stosunku pracy w trakcie urlopu rodzicielskiego – od jakiego momentu obowiązuje zakaz rozwiązania stosunku pracy? Jakie warunki musi zagwarantować pracodawca po powrocie pracownika z urlopu?
• Zasiłki rodzicielskie – jak ustalać ich wysokość w przypadku urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, rodzicielskiego przysługującego wyłącznie drugiemu rodzicowi przy złożeniu wniosku nie później niż 21 dni po porodzie, a jak przy złożeniu wniosku o urlop rodzicielski co najmniej 21 dni po porodzie?

Lekcja 2.
Nowy urlop opiekuńczy, zwolnienie od siły wyższej i elastyczny czas pracy – co zmienia w Kodeksie pracy Dyrektywa work life balance

• Nowy urlop opiekuńczy – komu przysługuje? Czy mogą się o niego ubiegać osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych? Na kogo można wziąć nowy urlop opiekuńczy i w jakim wymiarze?
• Wniosek o urlop opiekuńczy i wynagrodzenie – jakie informacje należy podać we wniosku o urlop opiekuńczy i kiedy oraz w jakiej formie można go złożyć? Czy urlop opiekuńczy jest płatny?
• Zwolnienie z powodu siły wyższej – kiedy można skorzystać z tego urlopu? Ile dni może trwać? Jak powinna być rozliczana niepełna godzina wykorzystana w jego trakcie? Co z pracownikami, którzy nie są zatrudnieni na cały etat? Czy urlop z powodu siły wyższej jest płatny?
• Odmowa urlopu z powodu siły wyższej – jakie konsekwencje grożą za to pracodawcy?
• Elastyczny czas pracy – komu przysługuje i jakie formy może przyjąć? W jakim terminie pracownik musi złożyć wniosek? Czy może on wrócić do poprzedniej formy zatrudnienia przed upływem terminu wskazanym we wniosku? Czy pracodawca może odmówić zgody na elastyczny czas pracy?

Lekcja 3.
Jak wywiązać się z nowych przepisów wprowadzonych Dyrektywą o przejrzystych warunkach zatrudnienia – wzorcowe zapisy w umowach o pracę

• Okres próbny umowy o pracę – ile może trwać po nowelizacji? A jeśli pracownik jest zatrudniony na czas określony, który wynosi mniej niż 12 miesięcy? Pod jakimi warunkami można wydłużyć okres próbny? Jak liczyć okres próbny, gdy podczas jego trwania pracownik weźmie urlop lub będzie miał inną usprawiedliwioną nieobecność w pracy?
• Obowiązkowe elementy umowy o pracę – jakie informacje należy podać w umowie po zmianach przepisów? Co zmienia się w umowach o pracę na okres próbny i na czas określony? Kiedy umowy o pracę na czas określony nie będzie się zaliczać do limitu umów na czas określony?
• Informacje o warunkach zatrudnienia – jakie dodatkowe informacje należy przekazać nowo zatrudnionemu pracownikowi po nowelizacji przepisów? W jakiej formie trzeba to zrobić i w jakim terminie? Czy nowe regulacje dotyczą też pracowników, którzy zostali zatrudnieni wcześniej? Jakie informacje należy podać pracownikowi delegowanemu poza granicami kraju? Jakie sankcje grożą pracodawcy za niewywiązanie się z przepisów?
• Wniosek o korzystniejszą formę zatrudnienia – kiedy i pod jakimi warunkami pracownik będzie mógł go złożyć? Czy pracodawca może odmówić zmiany formy zatrudnienia?
• Szkolenia pracowników – jakie szkolenia będzie musiał zapewnić pracodawca bezpłatnie? Czy muszą się one odbywać w godzinach pracy pracownika? A co jeśli są realizowane po godzinach pracy?

Jak prawidłowo rozliczać w 2023 r. krajowe i zagraniczne podróże służbowe?

Lekcja 1.
Krajowe podróże służbowe – rozwiązania trudnych przypadków rozliczeń diet, czasu pracy, kosztów przejazdów i noclegów oraz innych wydatków po nowelizacji

• Kiedy wykonywanie zadań w różnych miejscowościach w ramach pracy nie będzie podróżą służbową – prezentacja najnowszego orzecznictwa
• Polecenie wyjazdu służbowego – dlaczego powinno mieć formę pisemną? Jakie informacje warto w nim zawrzeć? Czy pracownik musi potwierdzić pobyt w miejscowości docelowej?
• Rozliczanie diet – ile wynosi wysokość diety w 2023 r.? Kiedy dieta nie przysługuje pracownikowi? Jak należy naliczać dietę w wypadku kilkudniowych podróży służbowych? Co gdy pracownik korzystał z usługi hotelarskiej, w której zapewniono całodzienne lub częściowe wyżywienie? A jeśli ze względu na utrudnienia komunikacyjne pracownik będzie miał jednodniowe opóźnienie w podróży?
• Rozliczanie czasu pracy w ramach podróży służbowej – jak zakwalifikować czas przejazdu między domem pracownika a miejscem docelowym delegacji? Czy jeśli podróż powrotna nastąpiła poza godzinami pracy pracownika, ma on prawo do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych? A co w wypadku wykonywania pracy w delegacji ponad obowiązujący go wymiar czasu pracy?
• Rozliczanie kosztów przejazdów – co jeśli pracownik bez uzgodnienia z pracodawcą wrócił później lub wcześniej, niż było to ustalone? A gdy zmieni samowolnie środek transportu? Jak rozliczać przejazdy samochodem prywatnym po zmianach? A jeśli pracodawca zleca pracownikowi odbycie podróży służbowej samochodem firmowym? Jak rozliczać pracownika, gdy delegacja krajowa trwa co najmniej 10 dni i ma on prawo w dniu wolnym od pracy przyjechać do miejsca zamieszkania?
• Rozliczanie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej – ile wynosi ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej? Kiedy pracownik nie ma prawa do ryczałtu? Czy wniosek o zwrot kosztów może być złożony w formie ustnej? Czy jeśli pracodawca zdecyduje się na wypłacenie pracownikowi ryczałtu, jest możliwy zwrot w innej formie?
• Rozliczanie kosztów noclegów – ile wynosi maksymalna stawka w ramach zwrotu kosztów noclegu? Kiedy zwrot kosztów może przekroczyć ten limit? Co gdy pracownik nie przedłożył rachunku za swój nocleg? A jeśli pracownik zapewnił sobie sam nocleg u znajomych – czy należy mu się ryczałt? Kiedy pracownikowi nie przysługuje zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg?
• Rozliczanie innych wydatków – w jakiej wysokości zwraca się wydatki obejmujące opłaty za bagaż, przejazd autostradami, miejsca parkingowe? Co w przypadku nieplanowanych wydatków ponoszonych w trakcie podróży służbowej? Czy pracodawca powinien honorować wydruki kart za przejazd autostradą i bilety parkingowe?

Lekcja 2.
Zagraniczna podróż służbowa kontra oddelegowanie pracownika do pracy za granicą – z jakich obowiązków musi się wywiązać pracodawca

• Zagraniczna podróż służbowa a oddelegowanie pracownika do pracy poza granicami kraju – jaka jest różnica? Czy wyjazd do filii pracodawcy, która znajduje się na terytorium innego kraju, a pracodawca ma siedzibę w Polsce, jest zagraniczną podróżą służbową? Z jakich obowiązków musi się wywiązać pracodawca przy oddelegowaniu pracownika?
• Czy nieodpłatne świadczenia pracodawcy związane z kosztami czasowego zamieszkania oddelegowanego pracownika poza domem stanowią jego przychód – prezentacja najnowszego orzecznictwa.
• Polecenie zagranicznego wyjazdu służbowego – jakie informacje muszą się w nim znaleźć?
• Zaliczka z tytułu zagranicznej podróży służbowej – jakie świadczenia przysługują pracownikowi? Czy wypłata zaliczki jest uzależniona od wniosku pracownika? Jak ją kalkulować? W jakiej walucie należy ją wypłacić? Po jakim kursie należy przeliczyć zwrot niewykorzystanej przez pracownika zaliczki?
• Czas trwania zagranicznej podróży służbowej – jak go prawidłowo obliczyć w wypadku lądowego, lotniczego i morskiego środka komunikacji? Co jeśli w ramach jednego wyjazdu pracownik udał się w podróż służbową na terenie kraju i poza jego granicami?
• Rozliczanie diet – od czego zależy wysokość diety z tytułu zagranicznej podróży służbowej? Jak należy ją obliczać w wypadku pełnej lub niepełnej doby? Co jeśli pracownik odbywa podróż do dwóch lub więcej państw w ramach jednego wyjazdu? W jakiej sytuacji należy pomniejszyć dietę? Czy można pomniejszyć dietę z tytułu posiłku zapewnionego w ramach biletów kolejowych, lotniczych oraz kart promowych? Co jeśli pracownik otrzymał ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, który jest niższy niż należna mu dieta? Jak rozliczać dietę w przypadku jego choroby podczas podróży służbowej?
• Koszty przejazdów w ramach zagranicznej podróży służbowej – jak je prawidłowo rozliczać? A jeśli pracownikowi przysługuje ulga? Co w przypadku zmiany środka transportu przez pracownika? Ile wynoszą nowe stawki zwrotu kosztu przejazdu samochodem niebędącym własnością pracodawcy?
• Koszty dojazdów – ile wynosi ryczałt? Kiedy on nie przysługuje? Co jeśli koszt przejazdu środkami komunikacji lokalnej jest wyższy niż ryczałt?
• Koszy przewozu samolotem bagażu osobistego – jak je rozliczać? A gdy pracownik poleciał do pozaeuropejskiego kraju, ale jego podróż służbowa trwała krócej niż 30 dni – czy należy mu się zwrot?
• Rozliczanie kosztów noclegów – co jeśli pracownik przekroczył limit określony w rozporządzeniu o podróży służbowej? A jeśli pracownik nie dostarczy rachunku za nocleg? Czy ryczałt przysługuje za czas przejazdu lub jeśli pracownik zorganizuje sobie nocleg we własnym zakresie u znajomych? Czy należy się ryczałt pracownikowi zatrudnionemu w celu wykonywania przewozów międzynarodowych i korzystającemu z noclegu w kabinie pojazdu – prezentacja najnowszego orzecznictwa.